De productcatalogus

Als beheerder beheer je de catalogus via Beheer en dan Producten. Per product vul je de naam, prijs, btw en omschrijving in. Je kunt ook een afbeelding uploaden, een SKU (artikelcode) en eenheid toevoegen (zoals per stuk of per uur), en veelgestelde vragen met antwoorden opnemen die je team helpen bij het verkopen.

Er is ook een veld Merk, bijvoorbeeld AlphaESS. Je ziet het terug in je catalogus, en je kunt het met de variabele {{brand}} op een offerte of factuur zetten. Verkoop je meerdere merken door elkaar, dan is dat het verschil tussen een regel die klopt en een klant die belt.

Elk product heeft een status: Actief, Concept of Gearchiveerd. Zo werk je rustig aan nieuwe producten zonder dat ze al in offertes opduiken. Bovenaan de productenlijst filter je op Alle, Actief, Concept of Gearchiveerd.

Met de chip Sorteren zet je de lijst op Nieuwste eerst, Oudste eerst, Prijs: laag naar hoog, Prijs: hoog naar laag, Naam: A tot Z of Naam: Z tot A. Je browser onthoudt je keuze.

Zoeken naar een product werkt overal in Verdaflow hetzelfde. Elk woord telt, in elk veld en in elke volgorde. Hoofdletters, accenten, spaties en een komma in een getal maken niet uit: alpha 10 kwh vindt AlphaESS 10,1 kWh.

Elk item in je catalogus is een Product of een Dienst. Dat type zegt niets over de rol op een offerte: elk product kan een offerte leiden of als aanvulling meerijden, en je team bepaalt dat in de wizard door de volgorde op het offertevel. Het bovenste item is het hoofdproduct. Een dienst leidt nooit en heeft geen eigen template; die volgt het hoofdproduct.

Zet je een product om naar Dienst, dan blijven zijn gekoppelde templates bewaard. Zet je het type terug, dan werken ze weer.

Elk product heeft een galerij. De Productfoto is het product zelf: die staat op de productkaart, in de prijstabel en op productblokken in een offerte. De Offerte hero is het grote beeld waarmee een offerte opent, vaak een sfeerfoto in plaats van het product op wit. Bij elke afbeelding kies je Gebruik als productfoto of Gebruik als offerte hero; onder Meer afbeeldingen bewaar je de rest.

In een template kan een cover die beelden volgen: kies bij een afbeelding onder Afbeelding van voor Hoofdproduct en dan Offerte hero. Zo verandert de voorpagina mee met wat je verkoopt. Heeft het hoofdproduct geen hero, dan blijft het eigen bestand van het template staan. Verstuurde offertes veranderen niet meer mee.

Onder Datasheet koppel je een preset waarvan de pagina’s achterin de offerte komen, bij de bijlagen. Zet in het template via Pagina toevoegen een Bijlagen-slot op de plek waar ze horen; zonder slot komen ze helemaal achteraan, na de handtekening.

Nog geen foto? Kies bij Icoon in plaats van een foto een icoon. Dat staat in je merkkleur in de lijsten zolang het product geen foto heeft, en het lege fotovak in het formulier laat het meteen zo zien. Een foto neemt het altijd over.

In het productformulier staat het veld Offertesjablonen. Daar koppel je de sjablonen waarmee dit product een offerte mag starten. Zoek op naam, je ziet de omslag en wanneer het sjabloon voor het laatst is bewerkt. Sleep de gekoppelde sjablonen in volgorde: de bovenste is de voorkeur.

Maakt iemand een offerte, dan bepaalt het eerste product welke sjablonen de wizard aanbiedt. Past er precies één bij het klanttype van de lead, dan slaat de wizard de sjabloonstap over. Diensten en aanvullingen koppel je hier niet aan een sjabloon: die volgen het hoofdproduct. Koppelen kan ook andersom, vanaf de templatekaart met Producten kiezen.

Bij een dienst of aanvulling staat het veld Aangeboden bij. Daar bepaal je wanneer hij vanzelf in de offertewizard opduikt: bij alle producten, bij hele categorieën, of bij specifieke producten die je opzoekt en toevoegt. Elke match telt, dus je kunt ze combineren. Laat je het veld leeg, dan verschijnt hij nergens automatisch en voegt je team hem met de hand toe.

Hoort een aanvulling bij particulieren ergens anders bij dan bij bedrijven? Zet dan eerst Verschilt per klanttype aan en kies daarna apart Voor particulieren en Voor zakelijke klanten. Denk aan een subsidie: bij particulieren alleen bij warmtepompen, bij bedrijven ook bij batterijen.

Daaronder staat de schakelaar Vooraf aangevinkt op de offerte. Staat die aan, dan komt de aanvulling aangevinkt binnen met aantal 1 in plaats van uitgevinkt. Handig voor iets wat je standaard meelevert; laat hem uit als je team er bewust voor moet kiezen. Maak je een gratis Dienst (€ 0), dan zet Verdaflow Vooraf aangevinkt vanzelf aan.

Verdaflow kijkt altijd naar voor wie de offerte is. Een aanvulling die alleen voor particulieren bedoeld is, landt niet vanzelf op een zakelijke lead, ook niet als een sjabloon hem vooraf aanvinkt.

Een product of dienst kan meer zijn dan een regel in de prijstabel. Open het product of de dienst en kies bij Offertepagina's een preset uit je bibliotheek, of upload daar direct een PDF: elke PDF-pagina wordt een pagina van de preset. Kiest je team het als aanvulling in de wizard, dan komen al zijn pagina's automatisch in de offerte. Naast elke preset staat hoeveel pagina's hij heeft; één is meestal genoeg, hooguit twee.

Waar die pagina's komen, bepaalt het sjabloon. Zet in de sjablooneditor via Pagina toevoegen een Upsell-slot op de plek waar upsellpagina's horen. Een slot is een placeholder: de klant ziet hem nooit. De eerste gekozen aanvulling met pagina's vult slot 1, de tweede slot 2. Meer aanvullingen dan slots? Die pagina's komen na het laatste slot. Geen slot in het sjabloon? Dan komen ze vóór de handtekeningpagina, en helemaal achteraan als het sjabloon die ook niet heeft.

Hoofdproducten kunnen ook eigen pagina's hebben. Daarvoor zet je in de sjablooneditor een Productslot via Pagina toevoegen. Daar komen de pagina's van de gekozen hoofdproducten. Met Bekijk een product in dit slot zie je al tijdens het ontwerpen hoe dat eruitziet. Het bovenste product in de wizard is het primaire product: de titel van de offerte en de e-mail volgen dat product.

In de wizard staat bij zo'n aanvulling het label extra pagina's. Zijn er twee of meer gekozen, dan zet je team ze met de pijltjes in volgorde: die volgorde is de volgorde van hun pagina's. Bij Afronden staat per aanvulling precies waar de pagina's komen. Het veld voor de plaats tussen de aanvullingen op het product bepaalt de standaardvolgorde.

Categorieën groeperen je producten, bijvoorbeeld Zonnepanelen, Thuisbatterijen en Laadpalen. Een product kan in meerdere categorieën tegelijk zitten: typ in het productformulier een categorie en druk op Enter om hem toe te voegen. Categorieën sturen ook de e-mail- en sms-templates en de vaste bijlagen per categorie aan.

Per categorie kun je extra velden instellen: getallen zoals jaarlijkse besparing of opbrengst in kWh. Die vul je per product in, en inzichtblokken in je offertes rekenen er automatisch mee. De eenheid kies je zelf: valuta, procent of een eigen eenheid. Zet je in de editor bij een productblok Specificaties aan, dan staan de velden van de categorie van dat product op de offerte.

Voor grote catalogi is er een bulkweergave: kies Bulk Edit in het menu naast Product toevoegen. Je krijgt dan een spreadsheet waarin je prijzen, namen en andere velden direct in de cellen aanpast, product na product, zonder telkens een formulier te openen.

Lijkt een nieuw product op een bestaand product? Gebruik dan Product dupliceren: je krijgt een kopie die je alleen nog hoeft aan te passen.

Heb je je catalogus al in Excel of in een ander systeem staan? Importeer hem dan in één keer via CSV importeren. De wizard leidt je door vier stappen: uploaden, kolommen koppelen, een unieke identifier kiezen (zodat dubbele producten worden herkend) en een voorbeeld controleren. Fouten los je direct in de voorbeeldtabel op.

Geen bestand bij de hand? Download eerst het CSV-sjabloon, vul het in en upload het. CSV- en Excelbestanden (.xlsx) tot 10 MB werken allebei.

Producten uit de catalogus landen in offertes via productblokken en prijstabellen. Kiest een agent een product, dan komen prijs, btw, omschrijving en afbeelding automatisch mee. Houd je de catalogus actueel, dan klopt elke nieuwe offerte vanzelf: prijswijzigingen hoef je maar op één plek door te voeren.