Je pipeline beheren

Elke kolom op het bord is een fase, zoals Nieuwe lead, Geen reactie, Terugbellen, Lang traject, Gewonnen en Verloren. Elke kaart is een lead. Zo zie je in één blik waar elke deal staat en waar actie nodig is.

Nam er een paar keer achter elkaar niemand op, dan staat dat op de kaart, bijvoorbeeld GG 3× voor drie keer geen gehoor. Zo zie je wie je beter op een ander moment belt.

Elke kaart toont de volgende taak en wie de lead heeft, dus je ziet zonder klikken wat er als eerste moet gebeuren. Het totaal van een kolom staat rechts in de kop.

Die volgende taak handel je af op de kaart zelf. Vink hem af met Markeer als klaar, of schuif hem op met Uitstellen: Vandaag, Morgen, Volgende week of Kies datum. Is de taak van een collega, dan zie je diens avatar in plaats van een vinkje. Wil je de taakregel niet zien, zet dan onder Weergave de schakelaar Volgende taak op kaart uit. Dat onthoudt je browser.

Een afspraak die al voorbij is staat niet als te laat op de kaart. Er staat in amber Hoe ging de afspraak?, zonder vinkje. En taken op een gewonnen of verloren lead tellen nooit als te laat.

Bovenaan het bord zie je de totale waarde van alle actieve deals in je pipeline (gewonnen en verloren tellen niet mee). Met de knop ernaast schakel je tussen bedragen exclusief en inclusief BTW.

Typ je in het zoekveld (Zoek klanten, deals…), dan zie je eronder elke lead die past op naam, bedrijf, e-mail, telefoon, postcode of plaats. Ook leads in een verborgen kolom Gewonnen of Verloren of op een ander bord staan erbij. Kies er een om die meteen te openen. Wil je het bord zelf filteren, kies dan onderaan Filter het bord op wat je typte. Naast het kaartenbord kun je dezelfde leads ook als lijst of in de kalender bekijken via de weergavekiezer. Wisselen tussen die drie weergaven gaat direct, zonder laadmoment.

Met het filter Collega's kijk je naar de leads van één of meer collega's, of met Alle collega's weer naar iedereen. Klik op een naam om alleen die collega te zien, en vink het vakje ervoor aan om er meer te combineren. Bij elke naam staat het e-mailadres, jijzelf staat erin als (Jij), en je kunt ook op e-mailadres zoeken. Verdaflow onthoudt je keuze: kom je later terug of ververs je de pagina, dan staat je filter er nog. Wissel je van organisatie, dan begin je weer schoon.

Met Aangemaakt zie je alleen de leads van vandaag, gisteren, deze maand of de laatste 7, 30 of 90 dagen. Offerte toont leads met of zonder offerte, en Volgende actie te laat toont de leads waarvan de volgende taak al voorbij is, net als de rode markering op de kaart. Een opgeslagen weergave onthoudt ook deze filters.

Op een tablet of kleine laptop vouwt de balk bovenin samen: de pipelinewaarde en incl. btw staan in één pil, en bord, mensen en weergave zitten achter één Weergave-knop. Zo houdt het zoekveld de ruimte.

Onder Weergave staan ook twee schakelaars die alleen voor jou gelden. Afgeronde taken verbergt afgevinkte taken in de kalender, en Gewonnen en verloren haalt die twee kolommen van je bord.

Kolommen waar je vandaag niet aan werkt kun je inklappen tot een smalle strook, per bord. Dat geldt ook voor Gewonnen en Verloren: die staan gewoon op het bord, ingeklapt, zodat je kunt zien wat het bord heeft opgeleverd zonder dat ze je werkruimte innemen. Het bord onthoudt per gebruiker welke kolommen je inklapte. Sleep je een kaart naar een kolom die buiten beeld staat, dan scrollt het bord er vanzelf heen.

De lijstweergave toont elke lead waar je aan gewerkt hebt, gewonnen en verloren erbij. Fase staat standaard op Open, dus je ziet eerst je lopende deals; zet Fase op iets anders en je historie staat er meteen bij. Een aparte historiepagina is er niet meer.

Sorteren en groeperen doe je in de kolomkoppen zelf: klik een kop aan voor oplopend of aflopend, of kies Groeperen op deze kolom. Naast de gewone kolommen staat Factuur met de status van de factuur bij die lead, en je kunt filteren op leads met een offerte of leads met een factuur. Onderaan staat hoeveel leads je ziet en wat ze samen waard zijn.

Landen worden nu als één land geteld. Nederland, Netherlands en NL zijn dezelfde regel in het landfilter, getoond in de taal die jij gekozen hebt.

De kolom Fase toont de echte kolom van de lead op het bord. Aanvullingen bij een lead staan er als bijvoorbeeld +2 aanvullingen, en gratis aanvullingen tellen samen op één regel, zoals 3 inbegrepen. Is een offerte verlopen, dan staat er gewoon Verlopen.

Zet je een lead op Gewonnen of Verloren, dan kies je de reden met één klik uit een rij knopjes. Bij verloren is een reden verplicht, bij gewonnen optioneel. Bij een gewonnen lead zie je bovenin meteen de Dealwaarde en het Hoofdproduct.

Welke redenen er staan bepaal je zelf, als beheerder, onder Beheer > Leads > Acties, bij Afsluiten. Daar staat een paneel voor gewonnen en een voor verloren. Met Reden toevoegen maak je er een bij, en je kunt redenen hernoemen, in een andere volgorde zetten, archiveren en terugzetten. Redenen van het systeem zelf staan vast. Exports en statistieken gebruiken de namen die jij gekozen hebt.

Onder Beheer > Leads > Instellingen staat bij Nieuwe leads de instelling Standaard toegewezen aan. Leads uit een koppeling of een import komen dan bij die persoon, tenzij je per leverancier iemand anders kiest. Kies je Niemand, dan gaat een import naar degene die hem uploadt. Is die persoon geen actief teamlid meer, dan waarschuwt Verdaflow je.

Wil je weten hoe jouw week liep? De pagina Inzichten opent op een scorebord: gewonnen, verloren, winstkans en lopend. Elk getal staat naast dezelfde periode ervoor, met de datums erbij, zodat je ziet of het beter of slechter ging. Daaronder staan je eigen leads verdeeld over gewonnen, verloren en in behandeling. Als periode kies je Deze week, Deze maand, Dit kwartaal of Dit jaar.

Klik op Bekijk lead en de lead opent meteen daar, met de tijdlijn erbij. Het gaat alleen over jouw leads, niet over die van je collega's.

Beheerders kunnen borden inrichten die bij jullie werkwijze passen: kolommen hernoemen, verslepen, verbergen of eigen kolommen toevoegen. Heeft je organisatie meerdere borden, dan wissel je bovenin via de bordkiezer. Deze instelbare borden zetten we per organisatie aan.

Het bord waar je mee begint kun je zelf niet aanpassen. Staan instelbare borden aan voor je organisatie, dan dupliceer je het, pas je de kopie aan en zet je je leads over met Overzetten. Hoe dat stap voor stap gaat lees je in Borden instellen.