Facturen maken vanuit offertes

Ondertekent je klant een offerte, dan zet Verdaflow automatisch een conceptfactuur klaar. Je kunt er ook zelf een maken: bij een geaccepteerde offerte staat in de offertelijst de actie Maak factuur. De factuurregels worden overgenomen uit de prijstabellen en productblokken van de offerte, inclusief aantallen, prijzen en het btw-tarief per regel. Overtypen hoeft dus niet.

Factureer je in delen, zoals een aanbetaling en de rest bij oplevering? Kies Nieuwe factuur op de pagina Facturen of in het menu van een lead. Je kiest de klant en daarna waar de factuur mee begint: een Lege factuur, of een van diens getekende offertes. Per offerte zie je hoeveel er al gefactureerd is. Is een deel al weg, dan factureer je het Restant of kies je Alle regels; een volledig gefactureerde offerte kies je niet nog een keer.

Staat er voor die offerte al een concept klaar, dan opent dat concept in plaats van een tweede. Op de factuur zelf staat welke offerte hij factureert en hoe ver die offerte al gefactureerd is.

Al je facturen vind je op de pagina Facturen, met bovenaan twee tellers: wat er openstaat en wat er deze maand betaald is. Elke factuur heeft een status: Concept, Verzonden, Betaald, Te laat of Geannuleerd. Zoek op klantnaam, e-mailadres, factuurnummer of bedrag, of klik een status aan om te filteren. De regel boven de lijst vertelt hoeveel facturen je ziet van het totaal.

Open je een conceptfactuur, dan zie je meteen de controlelijst. Links staan de stappen met alles wat er op de factuur moet staan, rechts de factuur zelf, precies zoals je klant hem krijgt. Er zit geen apart scherm meer tussen.

De stappen zijn Van je bedrijf, Naar deze klant, Van deze factuur, Regels en Opmerkingen voor de klant. Een stap die je hebt afgevinkt klapt dicht tot een korte samenvatting, zoals 3 regels of Geen opmerking, zodat je in één oogopslag ziet wat er staat.

Onderaan staat een balk die altijd in beeld blijft. Links Testmail naar mezelf, in het midden de stand van zaken (Nog 2 in te vullen, of Alles ingevuld), rechts Opslaan en Versturen. Opslaan bewaart je werk zonder iets te versturen, handig als je later verder wilt. Versturen blijft uit tot alles is ingevuld, en legt het factuurnummer vast. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Mist de factuur iets wat de wet vraagt, dan zie je dat in dezelfde balk, met per onderdeel ontbreekt of staat niet in het factuurontwerp. Het gaat om dingen als Je bedrijfsnaam, Je bedrijfsadres, Je btw-nummer, Je KvK-nummer, Naam van de klant, Adres van de klant, Btw-nummer van de klant, Factuurnummer, Factuurdatum, Leverdatum, Omschrijving en aantal per regel, Btw-tarief en btw-bedrag, Betaaltermijn en de vermelding btw verlegd. Rood is wettelijk verplicht, oranje is aanbevolen. Het is een waarschuwing: versturen blijft mogelijk.

Van je bedrijf wordt één keer gevraagd en staat daarna op elke factuur. Onder Ook op deze factuur zie je welke andere bedrijfsgegevens je ontwerp nog gebruikt; klopt er iets niet, dan pas je het aan via Bedrijfsgegevens openen. Gebruikt je ontwerp een veld waar Verdaflow niets in kan vullen, dan krijg je daar ook een melding van, want dat blijft op de factuur leeg.

Naar deze klant is het adres dat op de factuur wordt gedrukt, met daarbij Telefoonnummer klant. Van deze factuur vul je zelf in: klantnummer, btw-nummer, btw verlegd, installatiedatum en betaaltermijn. Wat je in deze twee stappen invult wordt op de klant bewaard, dus de volgende factuur voor dezelfde klant heeft het al.

In de checklist kies je ook de Soort klant: particulier of zakelijk. Bij zakelijk vul je het btw- en KvK-nummer van de klant in; een particuliere factuur drukt die nooit af. Wissel je, dan laadt het ontwerp voor dat type en zie je meteen hoe de factuur eruitziet. Het voorbeeld rechts is precies wat er de deur uitgaat, tot en met de referentie die je net typte. Heeft je eigen ontwerp geen plek voor een veld of voor de betaaltermijn die je koos, dan staat dat eronder.

Je loopt de stappen één voor één langs en vinkt ze af met Akkoord en volgende, de laatste met Akkoord. Een stap waar nog iets in ontbreekt laat zich niet afvinken tot je het invult. Heeft je opmaak geen Opmerkingen-blok, dan valt die stap weg en is Regels de laatste.

In Regels kun je de factuurregels nog aanpassen: een bedrag dat niet klopt, een omschrijving die beter kan, of een regel die hoger moet staan. Sleep aan de greep om een regel te verplaatsen. Achter Meer velden staan SKU, eenheid en korting per regel. Subtotaal, btw en totaal rekenen mee zodra je iets wijzigt.

Stuur je een testmail terwijl er nog velden leeg zijn, dan zeggen we dat eerst: de test toont precies wat het formulier nu zegt, dus die velden komen leeg aan. Je mag hem alsnog sturen, of ze eerst invullen.

Onder Opmerkingen voor de klant schrijf je een zin die in het opmerkingenblok op de factuur belandt. Maakte je de factuur vanuit een offerte met een opmerking erin, dan staat die er al; je mag hem aanpassen. Je kunt ook kiezen uit opmerkingen die je eerder gebruikte, of de tekst van je template terugzetten. Laat je het veld leeg, dan blijft het blok van de factuur af.

Vul je een installatiedatum in met een tijd van en een tijd tot, dan lezen de factuur en de begeleidende mail tussen 08:00 en 09:00. Alleen een begintijd mag ook. Naast de tijdvelden staat Meestal: met knoppen voor de tijden die je vaak gebruikt, zodat je ze met één klik invult. Deze gegevens horen bij de klant, dus de volgende factuur voor dezelfde klant kent ze.

Bij het versturen vult Verdaflow de klantgegevens uit de factuur in het document in. Toont het document ze niet, bijvoorbeeld omdat je ontwerp de naam of het adres op een andere plek verwacht, dan wordt er niets verstuurd en zie je welke waarde ontbreekt. Zo gaat er nooit een factuur weg met de verkeerde klant erop.

Staat er toch een verkeerde naam, een verkeerd adres of een verkeerde installatiedatum op een factuur die al weg is? Open de factuur en kies Gegevens aanpassen. Dat kan bij een verzonden factuur, een factuur die te laat is en ook bij een betaalde factuur. Je past de klantgegevens aan, de Soort klant (particulier of zakelijk, met het btw- en KvK-nummer van de klant bij zakelijk) en de installatiedatum, tijd en het tijdvak. Het factuurnummer, de factuurdatum en de bedragen blijven precies zoals ze zijn.

Het venster is breed: links het formulier, rechts de factuur zoals die na Opslaan wordt, en die verandert mee terwijl je typt. Wissel je de Soort klant, dan zie je meteen het ontwerp voor dat type. Kan je wijziging niet op het document komen, dan wordt er niets opgeslagen en zie je waarom. Een waarde die ook in je eigen bedrijfsgegevens op de factuur staat, laten we met rust en dat zeggen we erbij.

Er gaat niets naar je klant, geen e-mail en geen sms. De factuurpagina en de pdf tonen de nieuwe gegevens meteen. Je krijgt wel elke keer een seintje: heeft je klant de factuur al bewaard of in de boekhouding gezet, dan heeft die een andere versie dan jij. Laat het weten als dat ertoe doet.

Heb je je factuurontwerp aangepast nadat een factuur de deur uitging, bijvoorbeeld omdat er een veld bij moest? Dan staat bij die factuur Nieuwste ontwerp gebruiken. Nummer, datums, regels en bedragen blijven hetzelfde en er gaat geen mail uit. Bevalt het niet, dan zet Vorig ontwerp terugzetten het oude ontwerp terug.

Een bedrag of regel verkeerd op een verstuurde factuur? Dat corrigeer je met een creditnota, want een genummerde factuur verander je niet. Kies Crediteren bij een verstuurde, te late of betaalde factuur en bevestig met Maak creditnota.

Er opent een conceptcreditnota met alle regels van de factuur, al negatief. Haal weg wat je niet crediteert en verstuur hem zoals elke factuur. Hij krijgt een eigen nummer en staat met de factuur waar hij bij hoort in je lijst en op de tijdlijn van de lead.

Onder Beheer, Facturen, Templates staat wat jouw organisatie in gebruik heeft. De kant-en-klare opmaken die wij meeleveren staan in de Bibliotheek ernaast: startpunten in jouw eigen huisstijl. Open er een om hem te bekijken, zet hem aan zoals hij is, of maak er een kopie van die je zelf mag aanpassen.

Zo’n kopie is een gewoon document in de editor. Je verschuift blokken, past teksten aan en slaat op, net als bij een offertesjabloon. Het voorbeeld gebruikt je echte gegevens: je naam, logo, KVK-nummer, IBAN en huisstijlkleur, dus je ziet meteen de factuur die je klant krijgt.

Je wijst per klanttype een opmaak aan, particulier of zakelijk. Elke nieuwe factuur voor dat type opent dan met die opmaak. Het verschil zit vooral in de prijzen: een zakelijke opmaak rekent exclusief btw, een particuliere inclusief. Heb je er maar één ingesteld, dan gebruikt Verdaflow die alleen als het klopt: een particuliere opmaak mag ook zakelijk, andersom niet. Vervang je een opmaak, dan vraagt Verdaflow om een bevestiging, want dat geldt meteen, ook voor de factuur die je zo verstuurt. Een klanttype zonder opmaak blokkeert het versturen naar dat type.

Een conceptfactuur die niemand met de hand heeft aangepast volgt de opmaak die je nu actief hebt. Wissel je van opmaak, dan wisselen de concepten die al in je lijst staan mee, dus je hoeft ze niet opnieuw aan te maken. Zodra iemand een concept in de editor bewerkt, of zodra hij verstuurd is, ligt zijn ontwerp vast.

In de editor bepaal je zelf welke kolommen de factuurtabel heeft en in welke volgorde, en welke totaalregels eronder staan. Wil je zien hoe dat uitpakt met echte bedragen, kies dan Bekijk met een verstuurd document; aan die factuur verandert niets.

Onder Beheer, Facturen, Instellingen zet je de standaarden voor nieuwe facturen: de betaaltermijn (standaard 14 dagen) en welke bedrijfsgegevens er op elke factuur worden gedrukt. Die gegevens beheer je op Beheer, Bedrijf; hier zie je wat er staat en of er iets ontbreekt, zoals je btw-nummer.

De betaaltermijn hoeft geen aantal dagen te zijn. Je kunt ook Op de installatiedatum kiezen, dan wordt de vervaldatum de datum die je bij het versturen invult. Of Iets anders, en dan schrijf je je eigen tekst, zoals 50% vooraf, 50% bij oplevering. Die tekst komt woord voor woord op de factuur te staan. Er wordt dan geen vervaldatum uit afgeleid, dus een herinnering gaat op de standaard van veertien dagen.

De betaalherinnering kun je helemaal uitzetten. Kies Geen betaalherinnering en er gaat niets uit als een factuur blijft openstaan, handig als je late betalers liever zelf belt.

De betaaltermijn wordt vastgezet in een concept op het moment dat het wordt aangemaakt. Pas je hem later aan, dan geldt dat voor nieuwe facturen; facturen die er al zijn verschuiven niet.

Handel je onder een andere naam dan je statutaire naam? Vul dan onder Beheer > Bedrijf de Statutaire naam in. Op je factuur staat dan "jouw naam, handelsnaam van" je statutaire naam.

Onderaan staat Export voor je boekhouding. Kies een maand en klik Download UBL: je krijgt alle facturen en creditnota's die je die maand verstuurde als UBL-bestanden in één ZIP. Moneybird, e-Boekhouden, Exact, Twinfield en Snelstart lezen ze in.

Staat er een concept in je lijst dat er niet hoort (een test, twee keer aangemaakt, of al ergens anders gefactureerd), gooi hem dan weg. Je geeft een reden op en die komt op de tijdlijn van de lead te staan, zodat een collega later ziet waarom. Er was nog geen factuurnummer vergeven, dus je nummering blijft netjes doorlopen.

Weggegooide concepten blijven zichtbaar onder het filter Verwijderd. Bedenk je je, dan zet je hem daar met Terugzetten weer in je lijst. Zolang hij weg is, wordt er voor die offerte geen nieuw concept meer klaargezet.

De eerste keer dat je facturatie aanzet, vraagt Verdaflow waar je nummering moet beginnen. Factureerde je dit jaar al buiten Verdaflow om, geef dan je laatste factuurnummer van dit jaar op. De reeks loopt daarvandaan door, zodat geen nummer twee keer wordt gebruikt. Nog niets gefactureerd dit jaar? Dan begint Verdaflow bij 001.

Elk jaar begint de reeks opnieuw bij 001. Zodra de eerste factuur eruit is, staat het startnummer vast: die facturen zijn de deur uit, dus daar kan niets meer aan schuiven. Onder Beheer, Facturen, Instellingen zie je altijd het laatst uitgegeven nummer en het nummer dat je volgende factuur krijgt.

Wil je een vaste letter voor je nummers, zoals VF-2026-005? Vul bij Factuurnummering een Voorvoegsel in. Dat geldt vanaf de volgende factuur; verstuurde facturen houden hun eigen nummer.

Versturen geeft de factuur zijn definitieve nummer en mailt hem naar je klant. Dat wil je misschien niet bij iedereen neerleggen. Onder Beheer, Facturen, Instellingen kies je welke rollen mogen versturen. Standaard zijn dat eigenaar, beheerder en supervisor. De eigenaar mag altijd, die kun je er niet uit halen.

Mag je zelf niet versturen, dan kun je de factuur wel gewoon maken en klaarzetten. Bij Versturen zie je dan dat je een beheerder nodig hebt.

Een conceptfactuur heeft nog geen nummer, dus je kunt hem rustig aanpassen of weggooien. Pas als je op Versturen drukt wordt de factuur definitief: hij krijgt dan automatisch het eerstvolgende factuurnummer (netjes doorlopend, zonder gaten, zoals de Belastingdienst wil), plus een factuurdatum en een vervaldatum op basis van de betaaltermijn.

Daarna mailt Verdaflow je klant meteen de factuur als PDF, opgemaakt met de opmaak die je hebt gekozen. Heeft de klant betaald, dan klik je bij de factuur op Markeer als betaald en telt hij mee in je maandtotaal. Herinneringen gaan alleen naar facturen die nog openstaan.

In de factuurmail onder Beheer, Facturen, E-mail & SMS zet je de betaalknop of de link naar de factuur waar je tekst hem nodig heeft. Bij Factuur (PDF) kies je of de factuur als bijlage meegaat. Standaard gebeurt dat alleen bij de mail die de factuur bezorgt; zonder bijlage opent je klant de factuur via de link.

Open je een verstuurde factuur, dan staat links de stand van zaken en rechts het document. Links lees je Bedrag, Verstuurd, Vervaldatum (of Betaald), Geopend en PDF gedownload, met de datum en hoe vaak. Staat er bij Geopend nog Nog niet, dan is de mail wel weg maar heeft niemand hem aangeklikt. Dat is precies het moment om even te bellen.

Daaronder staat Factuurpagina voor de klant, met Link kopiëren en Openen, zodat je die pagina zelf kunt bekijken of nog een keer kunt doorsturen. Bovenin vind je Download PDF, Gegevens aanpassen, Markeer als betaald en Crediteren.

Opent iemand uit je eigen team de link of de pdf, dan telt dat niet als geopend. Wat je ziet, is dus echt je klant.

De factuurpagina zelf werkt net als bij een offerte. Daar staat het bedrag, een QR-code voor je bank en je bankgegevens, plus de bijlagen die met facturen meegaan.

De facturenlijst heeft de kolommen Factuur, Type, Datum, Bedrag, Status en Geopend. Bij Geopend staat de datum waarop je klant hem opende, of Nog niet. Knoppen per rij zijn er niet meer (alleen Terugzetten bij een weggegooid concept): klik een rij aan en je doet alles op de factuur zelf.

Boven de lijst filter je op Periode (van Vandaag tot de laatste 90 dagen), op Klanttype en op Vervalt binnen 7 dagen: verstuurd, nog niet betaald en bijna aan de beurt. Periode kijkt naar de datum van de huidige status. Alle filters wissen zet alles in één keer terug.